Lediga jobb som Chefssekreterare och VD-assistenter m.fl. i Södertälje

Beskrivning
Vi söker en erfaren och strukturerad Executive Assistant för ett konsultuppdrag hos en av våra kunder. Rollen innebär ett nära samarbete med ledning och ställer höga krav på professionalism, struktur och integritet.
Som Executive Assistant får du en central roll där du ansvarar för att skapa struktur, koordinera möten och säkerställa ett effektivt administrativt stöd. Du kommer att arbeta i en dynamisk miljö där planering, noggrannhet och god kommunikationsförmåga är avgörande.
Vi arbetar löpande med att presentera kandidater till uppdraget, så vänta inte med din ansökan.
Arbetsuppgifter
I rollen kommer du bland annat att:

Ansvara för avancerad kalenderhantering och möteskoordination


Planera och koordinera interna och externa möten


Föra mötesanteckningar och säkerställa uppföljning av beslut och actions


Ta fram och sammanställa presentationer och material till ledningsmöten


Stödja ledning i administrativa och koordinerande uppgifter


Säkerställa struktur och god planering i det dagliga arbetet

KvalifikationerSkall-krav
Gedigen erfarenhet av avancerad kalenderhantering och möteskoordination


Erfarenhet av att föra mötesanteckningar samt följa upp beslut och actions


Mycket goda kunskaper i PowerPoint och erfarenhet av att ta fram ledningspresentationer


Mycket god administrativ förmåga och stark struktur i arbetet


Erfarenhet av att arbeta nära ledning eller beslutsfattare


Hög integritet och professionalism


Det är viktigt att ditt CV tydligt visar hur du uppfyller ovanstående skall-krav.
Villkor
Detta är ett konsultuppdrag där du blir anställd av oss och uthyrd till vår kund.
Start 30 mars 2026
Vi arbetar löpande med urval och presentation av kandidater till kunden, vilket innebär att tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Skicka därför in din ansökan så snart som möjligt.
Notera: Vi hanterar endast ansökningar som skickas in via vår karriärsida. Vänligen registrera din ansökan där för att säkerställa att den tas emot och behandlas korrekt. Visa mindre

Vi söker nu en Section Assistant till vår kund i Södertälje där du blir en viktig nyckelperson i att hålla verksamheten organiserad och effektiv. Dina arbetsuppgifter har en bred variation och berör områdena Administration, Ekonomi, Kommunikation och HR. 
Dina huvudsakliga ansvarsområden:
Samordna och boka interna/externa möten, ta fram agendor och föra protokoll


Stötta chefer med resor, mötesbokning, fakturahantering och administration


Uppdatera policyer, mallar och sektionens interna webbplats


Hjälpa till med rapportering, presentationer och HR-data


Lägga inköpsordrar och hantera fakturor i Basware


Planera workshops, onboarding och teamaktiviteter


Fungera som kommunikationslänk inom sektionen och förbättra rutiner


Se till att kontorsytor är funktionella och att alla har rätt utrustning

Vi söker dig som:
Är strukturerad och noggrann – du har koll på detaljerna


Är självständig och initiativtagande – du får saker att hända


Är flexibel – du hanterar skiftande prioriteringar galant


Är kommunikativ – du skriver och talar både svenska och engelska obehindrat


Är teknikkunnig – du är van att jobba i Office 365, Basware, SharePoint m.m.


Har tidigare erfarenhet av att stötta ledningsgrupp eller avdelningar med administrativa arbetsuppgifter.


Har en eftergymnasial utbildning inom Ekonomi, Inköp, Marknadsföring eller HR.


Har arbetat i internationell kontext tidigare (meriterande)

Praktisk information:
Plats: Södertälje med möjlighet till hybrid 25 % Uppdragsperiod: 11 augusti – 31 december 2025 (goda chanser till förlängning) Sista ansökningsdag: 7 juli 2025 Observera: Bakgrundskontroll genomförs före uppdragsstart

Vi ser fram emot din ansökan, vi arbetar med löpande urval och intervjuer. 
Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.
Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering. Visa mindre

Erfaren Administratör till storkund i Södertälje.
Vi söker nu en erfaren och självgående avdelningssekreterare till ett längre konsultuppdrag inom forskning och utveckling hos ett välrenommerat företag i fordonsindustrin, beläget i Södertälje. Uppdraget innebär att ge administrativt stöd till två sektioner inom organisationen – en roll med stort ansvar och många kontaktytor.
Du kommer att vara en viktig del i det dagliga arbetet, där du stöttar både chefer och teammedlemmar med allt från mötessamordning till dokumenthantering, intern kommunikation och processförbättringar.
Ansvarsområden
- Planering och koordinering av interna och externa möten – inklusive agendahantering, inbjudningar och protokoll. - Administrativt stöd till sektions- och enhetschefer: bokning av resor, mötesrum, fakturahantering m.m. - Ansvar för dokumentation: uppdatering av interna policyer och mallar, arkivering samt underhåll av sektionens hemsidor. - Rapportstöd: samla in data från HR-system, sammanställa presentationer och rapporter. - Budget- och fakturastöd: lägga inköpsordrar och hantera fakturor i Basware. - Administrativ support kring testfordon, processbeskrivningar och rutindokumentation. - Planering och genomförande av interna utbildningar, workshops och event. - Onboarding av nya medarbetare samt koordinering vid besök från andra kontor. - Sprida intern kommunikation och säkerställa att information når rätt målgrupper i tid. - Kontinuerlig utveckling och förbättring av administrativa processer och rutiner. - Ansvar för gemensamma kontorsytor samt upprätthållande av ordningsrutiner.
Din profil Vi söker dig som är: - Strukturerad, noggrann och van att hantera flera parallella uppgifter.
- Självgående och proaktiv – du ser vad som behöver göras och tar initiativ.
- Anpassningsbar och flexibel – trivs i en föränderlig miljö.
- Kommunikativ med god förmåga att uttrycka dig både muntligt och skriftligt på svenska och engelska.
- Van att hantera konfidentiell information med hög integritet.
- Bekväm med olika IT-system och verktyg – meriterande är erfarenhet av Microsoft Office, Basware, SharePoint, Scania Now, Helpdesk, DMS, 3D Experience m.fl.
- Serviceinriktad – du tycker om att stötta andra och bidra till en smidig arbetsvardag.
Omfattning och placering Omfattning: Heltid Arbetssätt: Hybrid – 4 dagar/vecka på plats i Södertälje Start: Enligt överenskommelse. Urval sker löpande. Uppdragets längd: Initial period med mycket goda möjligheter till förlängning. Övrigt: Bakgrundskontroll genomförs innan uppdragets start. Visa mindre

Introduction
Scania is undergoing a transformation from being a leading supplier of trucks, buses, and engines to providing complete and sustainable transport solutions. Together with TRATON and our sister brands MAN, Volkswagen Truck & Bus, and International, we are working to shape the future of mobility with innovative and environmentally conscious solutions. Our values – customer first, respect, team spirit, responsibility, and elimination of waste – are at the heart of everything we do. Together, we are at the forefront of creating a sustainable future.
Role Summary
In this role you will:
Manage a busy calendar, make travel arrangements, handle invoices and travel expenses and support on a variety of administrative tasks.
Prepare and follow up on meetings, agendas and presentations.
Organize the leadership team meetings.
Onboard of new employees.
Be responsible for driving department projects such as common activities, trainings and other regular events and internal communication for the department.
Be responsible for driving the department budget forecast process and cost follow-up.

Provide some administrative support to the different functions within the department
Who you are
To be successful and enjoy this role, we think that you:
Have some years of working as a management assistant with a proven record of delivery and quality.
May have a university, college or other post-secondary education.
Have experience from working in an international environment.
Have excellent communication skills and good skills in O365.
Are service minded and take pride in providing support in a professional way.
Have excellent organisational skills and the ability to drive several activities in parallel.
Enjoy working in a fast-pace environment using your flexibility and creativity to manage various levels of tasks and challenges.
Are a team player, but comfortable working and prioritising independently, as well as taking decisions.
Are fluent in Swedish and English, both written and spoken.

This is us
You will be a part of the Scania Legal and Compliance Department, which is supporting Scania’s global organisation with advice and governance within Legal, IP, Risk, Security and several different Compliance areas such as export control, business ethics, anti-bribery and data protection.
You will also work closely with colleagues from other Enabling Functions at Scania, Scania’s Executive Board and other stakeholders in Scania’s global organisation, as well as in TRATON GROUP.
The department consists of experienced colleagues with various backgrounds and capabilities. We work in a climate where collaboration is key, opinions and knowledge are openly shared and we support and challenge each other to continuously improve and develop.
Scania offers
At Scania, we believe that our people are our greatest strength. As part of our team, you’ll be part of a collaborative and forward-thinking legal department with global reach and real impact.
With Scania’s Head office in Södertälje as your main location, we offer a dynamic and flexible workplace with hybrid work options.
Benefits include sound and sustainable working hours, continuous professional development, a supportive and inclusive workplace culture, bonus potential, pension and generous vacation, parental leave and time bank policy.
Application
Your application should include a CV and any relevant certificates. We welcome all applicants and strive for diversity in our recruitment processes.
Apply as soon as possible, no later than 2025-06-28. Screening will take place on an ongoing basis during the application period. Logical and personality tests may be used as part of the selection process, and a background check will be conducted for this role.
If you have questions or would like more information, please contact:
Malin Ung, HR Business Partner, [email protected] or Cecilia von Heijne, recruiting manager, [email protected]. Visa mindre

Arbetsbeskrivning
Vi söker en kommunikativ, serviceinriktad och driven lagspelare som brinner för att arbeta med praktiska/fysiska och administrativa arbetsuppgifter för att tillsammans i gruppen säkerställa att laboratorieverksamheten kan uppfylla sina leveranser. Som medarbetare inom LabSupport ingår du i ett team som heter Stab, Klimat & Support inom Quality Control (QC) Underhåll & Support med placering i Gärtuna alternativt Snäckviken, Södertälje. Du kommer att ha ett tätt samarbete i teamet och med våra laboratorier och med våra leverantörer. 

Ansvarsområden
Dina huvudarbetsuppgifter är:
• Dagliga kontakter med kunder och leverantörer, främst inom EU
• Medverka i förbättringsarbete, målarbete och framtagning av handlingsplaner
• Problemlösning och lean-arbete inom ditt ansvarsområde
• Orderhantering till leverantörer och leveransbevakning i vårt affärssystem
• Ta emot och packa upp leveranser, inventera förråd samt administrera detta i våra elektroniska system
• Storskalig lösningsberedning av frisättningsmedia till QC lab. Här pågår ett omfattande projekt för att effektivisera arbetet och förbättra arbetsmiljön
• Gasbyten, tuber & gaspaket

Kvalifikationer
• Minst gymnasial utbildning
• Erfarenhet av orderhantering, lagerhantering och leverantörskontakter
• Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift
• Arbetar obehindrat i MS Office-paketet och önskvärt med erfarenhet av SAP
• Meriterande med flera års yrkeserfarenhet från tillverkande företag, förråd eller lager
• Meriterande om du har erfarenhet av SHE (säkerhet, hälsa och miljö), LEAN, GMP (good manufacturing practice) och ett intresse för kemi, mikrobiologi eller laboratoriearbete. 


Som person är du kommunikativ, serviceinriktad, lösningsorienterad och har lätt för att samarbeta. Du arbetar effektivt, strukturerat och tar initiativförmåga vid förändrade förutsättningar. Du är en positiv lagspelare med ett genuint intresse för ständiga förbättringar.

Om företaget

Randstad
På Randstad vet vi att alla människor har en plats på arbetsmarknaden. Med verksamhet över hela landet och inom alla kompetensområden hjälper vi människor att hitta ett jobb som känns bra, och där de får möjlighet att växa, utvecklas och uppnå sin fulla potential.
Med närmare 600 000 anställda i 38 länder är Randstad världsledande inom HR-tjänster, med målsättningen att bli världens främsta och mest uppskattade partner på arbetsmarknaden. Genom att kombinera vår passion för människor med kraften i dagens teknologi hjälper vi människor och företag att uppnå deras fulla potential. Vi kallar det Human Forward. Visa mindre

Introduction
Scania is undergoing a transformation from being a leading supplier of trucks, buses, and engines to providing complete and sustainable transport solutions. Together with TRATON and our sister brands MAN, Volkswagen Truck & Bus, and International, we are working to shape the future of mobility with innovative and environmentally conscious solutions. Our values – customer first, respect, team spirit, responsibility, and elimination of waste – are at the heart of everything we do. Together, we are at the forefront of creating a sustainable future.
Role Summary
You will have a key role as trusted partner supporting Cecilia von Heijne, General Counsel, Head of Legal and Compliance (G) and be a part of the G Leadership Team.
Job responsibilities
In this role you will:
Manage a busy calendar, make travel arrangements, handle invoices and travel expenses and support on a variety of administrative tasks.
Prepare and follow up on meetings, agendas and presentations.
Participate and manage the management team meetings.
Prepare for and onboard new employees.
Be responsible for the annual planning of department activities, organise yearly conference and other regular events for the G department.
Responsible for the department budget forecast process and cost follow-up.
Provide some administrative support to the other functions within the G department.

Who you are
To be successful and enjoy this role, we think that you:
Have several years of working as a top management assistant with a proven record of delivery and quality.
Are service minded and take pride in providing support in a professional way.
Have excellent organisational skills and the ability to drive several activities in parallel.
Enjoy working in a fast-pace environment using your flexibility and creativity to manage various levels of tasks and challenges.
Are a team player, but comfortable working and prioritising independently, as well as taking decisions.
Have experience from working in a multinational / multi-layer organization.
May have a university, college or other post-secondary education.
Have excellent communication skills and good skills in O365.
Are fluent in Swedish and English, both written and spoken.

This is us
You will be a part of the Scania Legal and Compliance Department, which is supporting Scania’s global organisation with advice and governance within Legal, IP, Risk, Security and several different Compliance areas such as export control, business ethics, anti-bribery and data protection.
You will also work closely with colleagues from other Enabling Functions at Scania, Scania’s Executive Board and other stakeholders in Scania’s global organisation, as well as in TRATON GROUP.
The department consists of experienced colleagues with various backgrounds and capabilities. We work in a climate where collaboration is key, opinions and knowledge are openly shared and we support and challenge each other to continuously improve and develop.
Scania offers
With Scania’s Head office in Södertälje as your main location, we offer a dynamic and flexible workplace with hybrid work options. With a structured development plan and courses, Scania supports your career growth both locally and internationally.
Benefits include training at our health center Gröndal or wellness allowance, result bonus, flexible hours, and company car leasing. Scania also hosts events for employees and their families, and Stockholm residents enjoy direct access to Södertälje via Scania Job express buses.
Application
Your application should include a CV and any relevant certificates. We welcome all applicants and strive for diversity in our recruitment processes.
Apply as soon as possible, no later than 2025-03-31. Screening will take place on an ongoing basis during the application period. Logical and personality tests may be used as part of the selection process, and a background check might be conducted for this role.
If you have questions or would like more information, please contact:
Cecilia Andersson, current position holder, [email protected] or Cecilia von Heijne, recruiting manager, [email protected]. Visa mindre

Vi söker en Erfaren Avdelningsassistent/Sekreterare till ett internationellt bolag i Södertälje. Start snarast möjligt, 10 månaders tidsbegränsat uppdrag.


Bolaget/ Avdelning:
Företaget genomgår nu en transformation från att vara en leverantör av lastbilar, bussar och motorer till en leverantör av kompletta och hållbara transportlösningar. Vill du vara med på resan? Vill du hjälpa oss att skapa en kreativ och effektiv miljö där vi tillsammans leder avdelningen mot framtida utmaningar?
Avdelningen System Platform är en växande organisation med idag ca 260 anställda. Vi ansvarar för utvecklingen av företagets elektriska plattform med allt från elektriska komponenter och kablage till den övergripande arkitekturen och verktyg nödvändiga för vår mjukvaruutveckling. Vi är ute på en mycket spännande resa där det kommer att hända många spännande saker framöver.
Uppdraget:
Vi söker nu en avdelningsassistent (10 månaders tidsbegränsat uppdrag), med möjlighet till eventuellt fortsatt arbete inom sektionerna på avdelningen.
Dina arbetsuppgifter:
Som avdelningsassistent kommer du att ha ett stort administrativt ansvar och du kommer att arbeta nära avdelningschefen och stötta i det dagliga arbetet. Genom att självständigt planera chefskalender, förbereda möten och liknande ligger du hela tiden steget före.
Du deltar aktivt i avdelningens ledningsgrupp och ansvarar för avdelningens och ledningsgruppens årskalender och har en helhetsbild. Du bokar avdelningsmöten, chefsmöten, m.m. och ansvarar för förberedelser och genomförande tillsammans med dina kollegor i chefsgruppen. Du är aktiv på olika möten och ansvarar för protokollskrivningen i realtid för personal-, process- och teknikmöten.
Vidare har du en samordnande roll för avdelningens övriga assistenter. Ni jobbar nära med förbättringsarbete och med att utveckla och effektivisera våra administrativa rutiner. Din roll har många kontaktytor och arbetet bedrivs både självständigt och i team, varför teamwork är en viktig beståndsdel för att få arbetet att fungera. Du ingår i R&Ds; assistentnätverk samt E-sektorns, där du är med och utvecklar effektivare arbetssätt.
Din profil:
Som avdelningsassistent har du varierande arbetsuppgifter och kan driva flera parallella aktiviteter. Vi söker dig som har flera års erfarenhet av sekreterar-/administrativt arbete; du ska känna dig trygg och bekväm i rollen.
Du trivs i en roll som är föränderlig och som ställer stora krav på flexibilitet, samt gillar att arbeta med människor i en teknisk miljö. Du är en kreativ problemlösare med god förmåga att utrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska, då vi har många internationella medarbetare och företaget ingår i TRATON koncernen.
Du är inte rädd för att ta för dig och skapa kontaktnät utanför din egen organisation. Som avdelningsassistent har du även kontakt med assistentkollegor inom TRATON-koncernen (MAN och Navistar), så du talar och skriver obehindrat i både svenska och engelska.
Du är strukturerad, organiserad och klarar av att jobba under tidspress, då tempot tidvis är högt. Du har god framförhållning och är väl uppdaterad när det gäller dina arbetsuppgifter och ligger alltid steget före i förberedelserna.
Ett gott ordningssinne, hög integritet och god samarbetsförmåga samt en genuin känsla för service är också viktiga personliga egenskaper. Naturligtvis arbetar du obehindrat i Office 365 (Teams, Sharepoint, Outlook m.m.) och annan modern teknisk utrustning.
Detta är ett konsultuppdrag på heltid via Incluso i Södertälje, rollen kräver 100% on-site i Södertälje. Start är snarast möjligt och uppdraget löper initialt i 10 månader, eventuell möjlighet till förlängning efter det.
Vänligen sök med CV i Word-format och kort motivering på svenska via länken nedan. Vi presenterar kandidater löpande. Ansvarig rekryterare på Incluso är Marianne Nilsson. Visa mindre

Vi söker en Erfaren Avdelningsassistent/Sekreterare till ett internationellt bolag i Södertälje. Start i maj, 16 månaders uppdrag till att börja med.

Bolaget/ Avdelning:
Företaget genomgår nu en transformation från att vara en leverantör av lastbilar, bussar och motorer till en leverantör av kompletta och hållbara transportlösningar. Vill du vara med på resan? Vill du hjälpa oss att skapa en kreativ och effektiv miljö där vi tillsammans leder avdelningen mot framtida utmaningar?


Avdelningen System Platform är en växande organisation med idag ca 260 anställda. Vi ansvarar för utvecklingen av företagets elektriska plattform med allt från elektriska komponenter och kablage till den övergripande arkitekturen och verktyg nödvändiga för vår mjukvaruutveckling. Vi är ute på en mycket spännande resa där det kommer att hända många spännande saker framöver.


Uppdraget:
Vi söker nu en avdelningsassistent (ett års tidsbegränsat uppdrag), med möjlighet till eventuellt fortsatt arbete inom sektionerna på avdelningen.


Dina arbetsuppgifter:
Som avdelningsassistent kommer du att ha ett stort administrativt ansvar och du kommer att arbeta nära avdelningschefen och stötta i det dagliga arbetet. Genom att självständigt planera chefskalender, förbereda möten och liknande ligger du hela tiden steget före.
Du deltar aktivt i avdelningens ledningsgrupp och ansvarar för avdelningens och ledningsgruppens årskalender och har en helhetsbild. Du bokar avdelningsmöten, chefsmöten, m.m. och ansvarar för förberedelser och genomförande tillsammans med dina kollegor i chefsgruppen. Du är aktiv på olika möten och ansvarar för protokollskrivningen i realtid för personal-, process- och teknikmöten.
Vidare har du en samordnande roll för avdelningens övriga assistenter. Ni jobbar nära med förbättringsarbete och med att utveckla och effektivisera våra administrativa rutiner. Din roll har många kontaktytor och arbetet bedrivs både självständigt och i team, varför teamwork är en viktig beståndsdel för att få arbetet att fungera. Du ingår i R&Ds; assistentnätverk samt E-sektorns, där du är med och utvecklar effektivare arbetssätt.


Din profil:
Som avdelningsassistent har du varierande arbetsuppgifter och kan driva flera parallella aktiviteter. Vi söker dig som har flera års erfarenhet av sekreterar-/administrativt arbete; du ska känna dig trygg och bekväm i rollen.
Du trivs i en roll som är föränderlig och som ställer stora krav på flexibilitet, samt gillar att arbeta med människor i en teknisk miljö. Du är en kreativ problemlösare med god förmåga att utrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska, då vi har många internationella medarbetare och företaget ingår i TRATON koncernen.
Du är inte rädd för att ta för dig och skapa kontaktnät utanför din egen organisation. Som avdelningsassistent har du även kontakt med assistentkollegor inom TRATON-koncernen (MAN och Navistar), så du talar och skriver obehindrat i både svenska och engelska.
Du är strukturerad, organiserad och klarar av att jobba under tidspress, då tempot tidvis är högt. Du har god framförhållning och är väl uppdaterad när det gäller dina arbetsuppgifter och ligger alltid steget före i förberedelserna.
Ett gott ordningssinne, hög integritet och god samarbetsförmåga samt en genuin känsla för service är också viktiga personliga egenskaper. Naturligtvis arbetar du obehindrat i Office 365 (Teams, Sharepoint, Outlook m.m.) och annan modern teknisk utrustning.


Detta är ett konsultuppdrag på heltid via Incluso i Södertälje, rollen kräver 100% on-site i Södertälje. Start är i maj och uppdraget löper initialt i 16 månader, eventuell möjlighet till förlängning efter det.

Vänligen sök med CV i Word-format och kort motivering på svenska via länken nedan. Vi presenterar kandidater löpande. Ansvarig rekryterare på Incluso är Marianne Nilsson. Visa mindre

Scania genomgår nu en transformation från att vara en leverantör av lastbilar, bussar och motorer till en leverantör av kompletta och hållbara transportlösningar. Vill du vara med på resan? Vill du hjälpa oss att skapa en kreativ och effektiv miljö där vi tillsammans leder avdelningen mot framtida utmaningar?

Avdelningen System Platform är en växande organisation med idag ca 260 anställda. Vi ansvarar för utvecklingen av Scanias elektriska plattform med allt från elektriska komponenter och kablage till den övergripande arkitekturen och verktyg nödvändiga för vår mjukvaruutveckling. Vi är ute på en mycket spännande resa där det kommer att hända många spännande saker framöver.

Uppdraget:

Vi söker nu en tf. avdelningsassistent för ett föräldravikariat under ett års tid, med möjlighet till eventuellt fortsatt arbete inom sektionerna på avdelningen.

Dina arbetsuppgifter:

Som avdelningsassistent kommer du att ha ett stort administrativt ansvar och du kommer att arbeta nära avdelningschefen och stötta i det dagliga arbetet. Genom att självständigt planera chefskalender, förbereda möten och liknande ligger du hela tiden steget före.

Du deltar aktivt i avdelningens ledningsgrupp och ansvarar för avdelningens och ledningsgruppens årskalender och har en helhetsbild. Du bokar avdelningsmöten, chefsmöten, m.m. och ansvarar för förberedelser och genomförande tillsammans med dina kollegor i chefsgruppen. Du är aktiv på olika möten och ansvarar för protokollskrivningen i realtid för personal-, process- och teknikmöten.

Vidare har du en samordnande roll för avdelningens övriga assistenter. Ni jobbar nära med förbättringsarbete och med att utveckla och effektivisera våra administrativa rutiner. Din roll har många kontaktytor och arbetet bedrivs både självständigt och i team, varför teamwork är en viktig beståndsdel för att få arbetet att fungera. Du ingår i R&Ds; assistentnätverk samt E-sektorns, där du är med och utvecklar effektivare arbetssätt.

Din profil:

Som avdelningsassistent har du varierande arbetsuppgifter och kan driva flera parallella aktiviteter. Vi söker dig som har flera års erfarenhet av sekreterar-/administrativt arbete; du ska känna dig trygg och bekväm i rollen.

Du trivs i en roll som är föränderlig och som ställer stora krav på flexibilitet, samt gillar att arbeta med människor i en teknisk miljö. Du är en kreativ problemlösare med god förmåga att utrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska, då vi har många internationella medarbetare och Scania ingår i TRATON koncernen.

Du är inte rädd för att ta för dig och skapa kontaktnät utanför din egen organisation. Som avdelningsassistent har du även kontakt med assistentkollegor inom TRATON-koncernen (MAN och Navistar), så du talar och skriver obehindrat i engelska.

Du är strukturerad, organiserad och klarar av att jobba under tidspress, då tempot tidvis är högt. Du har god framförhållning och är väl uppdaterad när det gäller dina arbetsuppgifter och ligger alltid steget före i förberedelserna.

Ett gott ordningssinne, hög integritet och god samarbetsförmåga samt en genuin känsla för service är också viktiga personliga egenskaper. Naturligtvis arbetar du obehindrat i Office 365 (Teams, Sharepoint, Outlook m.m.) och annan modern teknisk utrustning.

Start: 2024-05-01

End: 2025-09-01

Workload: 100%

Place: Södertälje

Language: Good knowledge in both Swedish and English (both verbal and written) Visa mindre

Scania is now undergoing a transformation from being a supplier of trucks, buses and engines to a supplier of complete and sustainable transport solutions.Are you a service-minded and structured person looking for a job as an assistant within a fast-moving domain?

You will be part of a team that enjoys constant work of developing improvements and new ways of working.

Who are we
Software Development System at Scania is a growing organization with around 200 employees, placed at Scania Technical Center in Södertälje. We work in a scaled agile setup, combining the best of traditional Scania culture in a global organization. In a global context, we are part of a larger team responsible for solving challenges together within Traton.

Your responsibilities
In the role of Section Assistant, you will be responsible for one or several sections (approx 100 persons). Firstly, you will be a member of our section management team, which comprises both line managers and technical leadership. Secondly, you will also form part of our administrative team, which consists of one other section assistant and is led by our department assistant.

You will actively participate in our section management strategic work. Within the admin team, you will, in close collaboration with the other assistants, support the section with


• organise and prepare meetings and be responsible for administrative support
• support in travel bookings and expenses
• manage IT orders, approvals as well as manage access rights
• invoice and purchase orders
• assist manager with recruitment and onboarding new employees, etc.
• administration of section home page

Your profile
Being unafraid to try new things and maintaining a positive approach to challenges is the key. Excellent communication and networking skills are necessary for success in the role, as well as being a true team player. 

To enjoy the role you need to be proficient in Microsoft Office 365 applications such as Outlook, Teams and SharePoint and other internal and external systems. You like to work both independently and in a team and like a fast-paced environment. For you, it is natural to have high integrity and to be service-minded with a solution-focused approach to what the day offers.

Your skills in administration are crucial for success, such as having a structured way of working and being proficient in time management. Supporting managers and colleagues in both easy and challenging tasks is for you enjoyable. 

The role requires you to be fluent in Swedish and English, both in written and oral communication, as we work in an international environment.

For more information
Please contact Maria Nygren Head of EDI at +46736686989 or Malin Engberg, Department Assistant at ED at +46(0)8 553 714 96

Application
Welcome with your application as soon as possible, but on the 16 of August at the latest. Please submit your CV, personal letter, and copies of your certificates. Applications are processed continuously.

Please note that a background check might be conducted for this position.  

Scania is a world-leading provider of transport solutions. Together with our partners and customers we are driving the shift towards a sustainable transport system. In 2020, we delivered 66,900 trucks, 5,200 buses as well as 11,000 industrial and marine power systems to our customers. Net sales totalled to over SEK 125 billion, of which over 20 percent were services-related. Founded in 1891, Scania now operates in more than 100 countries and employs some 50,000 people. Research and development are mainly concentrated in Sweden. Production takes place in Europe and Latin America with regional product centres in Africa, Asia and Eurasia. Scania is part of TRATON GROUP. For more information visit: www.scania.com. Visa mindre

Är du intresserad av att arbeta i en politisk styrd organisation och drivs av att arbeta brett med administrativa uppgifter, har en förmåga att ligga steget före och tycker det är spännande med utveckling och förbättring? Vi söker en erfaren chefssekreterare som är van vid en koordinerande roll. Vi erbjuder en intressant tjänst med stor variation av arbetsuppgifter och många kontaktytor.



Dina arbetsuppgifter


I rollen som chefssekreterare till stadsdirektören har du en betydelsefull roll gentemot denne men också mot övriga organisationen. Du arbetar sida vid sida med stadsdirektören och har ett helhetsansvar för mejl, kalender och mötesplanering samt säkerställer att rapportering och uppdrag levereras enligt tidplan. I rollen ingår också att stötta övriga avdelningschefer med viss samordning och administrativa uppgifter. Som chefssekreterare ansvarar du också för att bevaka ärenden till t ex kommunstyrelsen, upprätta delegationsbeslut och att sköta de administrativa arbetsuppgifterna kopplade till kontorets ledningsgrupper, såsom till exempel sammankallning, planering, mötesbokning och sammanställning av material inför möten.  

I det löpande arbetet ingår uppgifter som att skapa presentationer, förbereda kommunikationsunderlag, sammanställa data, informationssökning samt planering och samordning av interna och externa mötesarrangemang liksom fakturahantering i vårt ekonomisystem. Vidare kommer du inom ramen för din roll hantera samtal och kontakter med till exempel chefer och medarbetare, förtroendevalda medborgare, företagare och andra myndighetsrepresentanter.

Funktionen är placerad under kanslichefen på kommunstyrelsens kontor men stödjer såväl stadsdirektören som kontorets avdelningschefer.



Vem är du? 


Krav:

- Du som söker har en relevant eftergymnasial utbildning. Alternativt har du en annan utbildning och/eller erfarenhet som av arbetsgivaren bedöms som likvärdig.

- Utöver din utbildning har du flera års erfarenhet från en liknande roll där du har arbetat kvalificerat med administrativa arbetsuppgifter.

- Du har mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.

- Vidare har du även mycket goda kunskaper i Office 365, framför allt Outlook, Word, Excel och PowerPoint samt en allmänt god IT-kompetens.


Meriterande:

- Vi ser gärna att du tidigare har arbetat i nära samarbete med verksamheten, ledningen och stabsfunktioner såsom HR, IT, ekonomi och kommunikation.

- Det ärockså  meriterande om du som söker har arbetat i en politiskt styrd organisation.

- Även erfarenhet av att ha arbetat i dokument- och ärendehanteringssystem samt ekonomi- och personalsystem är en fördel, liksom goda kunskaper i engelska språket.


Personliga egenskaper:

- Vi söker dig med god känsla för service, som är trygg i dig själv och tycker det är kul med samarbete, kommunikation och relationer.

- Du har ett positivt och flexibelt förhållningssätt och är van vid att koordinera och organisera andras arbete.

- För dig är det viktigt att ha ordning och reda för att kunna se vad som behöver göras och prioriterar därefter.

- För att lyckas i rollen är du prestigelös och lösningsorienterad, du tar egna initiativ och driver arbetsuppgifter självständigt.

- Vidare trivs du med tempofyllda arbetsdagar som kräver att du snabbt ställer om och enkelt sätter dig in i nya sammanhang.

- Att du är intresserad av förbättringsarbete, ser möjligheter att effektivisera arbetssätt och rutiner ser vi som självklart.


Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.



Vi erbjuder dig 


Varje dag går ca 6 000 personer till sitt jobb i Södertälje kommun. Vi har många olika roller hos oss och vill erbjuda dig ett meningsfullt jobb där du får möjlighet att bidra till samhället och samtidigt känna glädje. Som medarbetare hos oss får du möjlighet att utvecklas och sätta avtryck på riktigt.

Stadsdirektören är chef för kommunstyrelsens kontor där cirka 200 medarbetare arbetar på sex avdelningar. Avdelningarna är ekonomi, HR, administration och utredning, säkerhet, kommunikation och näringsliv.

Kommunstyrelsens kontor bereder ärenden och tar fram underlag till kommunstyrelsen. Kontoret styr, samordnar och följer upp kommunens verksamhet på uppdrag av kommunstyrelsen för att säkerställa att de politiska besluten får önskat genomslag samt verkställer kommunstyrelsens ägarstyrning av Telge. Vidare stödjer kontoret samtliga chefer i organisationen i kommungemensamma processer för att säkra kvalitet, effektivitet och enhetlighet.

Som anställd i Södertälje kommun erbjuds du bl.a. trygga anställningsvillkor, ett generöst friskvårdsbidrag samt möjlighet att byta semesterdagstillägget mot extra lediga dagar. Inom vissa verksamheter finns även möjlighet till viss flexibilitet avseende arbetstid och arbetsformer. Vi har ett stort utbud av utbildningar och kompetenshöjande insatser för dig som medarbetare. För mer detaljerad information kring våra förmåner läs gärna mer på vår externa hemsida.

Arbetsplatsen finns i Södertälje Stadshus. Här har du nära till Södertälje centrum, pendeltåg, bussar och en fantastisk utsikt över staden och kanalen. Rollen kräver mycket hög fysisk närvaro.


Anställningen är tillsvidare och omfattar heltid.



Välkommen till oss!  




Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden.

Bakgrundskontroller görs regelbundet på samtliga våra anställda.

En anställning hos oss kan innebära placering i säkerhetsklass. En säkerhetsprövning med registerkontroll enligt Säkerhetsskyddslagen (2018:585) kan därför komma att genomföras före beslut om anställning. För en del av våra arbetsuppgifter i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap.


Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster. Visa mindre

Scania genomgår nu en transformation från att vara en leverantör av lastbilar, bussar och motorer till en leverantör av kompletta och hållbara transportlösningar.Scanias Transmissionsbearbetning (DX) tillverkar komponenter till Scanias och Tratons växellådor och axlar. För oss är hållbarhet en viktig fråga, våra produkter är med i Scanias elektrifieringsresa. Vi arbetar mycket med effektivisering av våra produktionsprocesser och digitalisering, samtidigt som vi arbetar aktivt med mångfald, jämställdhet och inkludering.

Arbetsuppgifter

Som assistent inom DX har du varierande huvudsakligen administrativa arbetsuppgifter och driver ett flertal parallella aktiviteter. Rollen omfattar stöd till PRU-chef, ledningsgrupp samt övriga chefer och medarbetare inom transmissionstillverkningen. Du rapporterar till PRU-chefen på DX och blir en viktig person för att arbetet i ledningsgruppen ska flyta på bra. Ledningsgruppen består av nio personer som har en hög gemensam ambition att utveckla DX verksamhet inom alla områden, inte minst som attraktiv arbetsplats. Som assistent har du en stor påverkan på ledningens förmåga att lyckas i sitt uppdrag. I din roll har du många kontaktytor och du kommer att arbeta både självständigt och i team. Som assistent på DX har du ett samordningsansvar för DX internservice, som består av olika centrala stödfunktioner.

 

Arbetsuppgifterna innefattar bland annat kalenderhantering för PRU-chef, uppdateringar av DX hemsidor och ledningssystem, konferenser och resebeställningar. Du kommer att vara en del av assistentnätverket inom P&L med samarbeten kring gemensamma frågeställningar och förbättringar. Du ansvarar för att underhålla DX attestdelegeringar enligt MBL-protokoll och uppdaterar behörigheter i Scanias fakturahanteringssystem, P2P. Viss fakturakontering till PRU-chef ingår också och administration kring arbetsmiljödelegeringar. I rollen ingår också att stötta chefer och medarbetare med beställningar av olika slag, såsom system, accesser och kontorsförnödenheter. Rollen som assistent är omväxlande och innehållet kan variera över tid utifrån verksamhetens behov.

 

Din profil

För att lyckas i rollen behöver du vara lyhörd, strukturerad samt kunna ta egna initiativ och beslut. Erfarenhet av att driva och koordinera aktiviteter och mindre projekt som kräver medverkan från flera funktioner krävs. Du har en god förmåga att hantera olika frågeställningar parallellt och är flexibel samtidigt som du har integritet. Viktigt är också att du gillar att lösa problem och arbetar proaktivt och prioriterar rätt saker. Du är van vid och trivs med att arbeta självständigt men stämmer av vid behov. Ett gott ordningssinne och en bra känsla för service är viktiga förmågor i den här rollen. Du har också lätt att kommunicera och trivs med ett stort kontaktnät och samarbetar bra med andra.

 

Tidigare erfarenhet av en administrativ roll med support gentemot chefer och har lägst 3-årigt gymnasium krävs. Stor datorvana och erfarenhet av ett effektivt nyttjande av olika MS Office-program som Word, PowerPoint, Outlook, Teams och Excel är en förutsättning för att lyckas i rollen. Goda kunskaper i engelska och svenska i tal och skrift krävs. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

 

För mer information
Kontakta Magnus Ivansson, PRU-chef på 08-553 82 26 eller Isabelle Runfeldt, Finance Manager på 08-553 716 38.

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan redan idag. Ansökan ska innehålla personligt brev, CV och eventuella relevanta intyg och behöver vara oss tillhanda 2023-04-04. Scania använder sig av tester som en del i rekryteringsprocessen. Urval och intervjuer kan komma att ske löpande. En bakgrundskontoroll kan komma att genomföras för denna tjänst.

 

Jobb ID 20231721 Visa mindre

Verksamhetschefssekreterare på Södertälje sjukhus:
Södertälje Sjukhus är ett akutsjukhus med nybyggda lokaler i Region Stockholm.

Förutom det akuta uppdraget har också vi en bred elektiv verksamhet. Du kommer att vara en del av VO Kirurgi-Ortopedi-Urologis stab och arbeta nära verksamhetschefen. Våra administrativa lokaler delar vi med verksamhetsområdets läkare vilket innebär en interaktion även med dem. Södertälje sjukhus är ett personligt sjukhus där du kommer att skapa kontakt med flera nyckelpersoner.

Dina vardagliga sysslor kommer bland annat att bestå av att:

- Ta fram beslutsunderlag och andra dokument till verksamhetschefen
- Hantera fakturor och beställningar
- Föra minnesanteckningar vid möten
- Vara huvudansvarig för planering och introduktion av nya läkare
- Skriva ST-överenskommelser vid våra läkares randningar och hantera ST-överenskommelser för inkommande randningar
- Vara verksamhetsområdets webbredaktör
- Utforma och uppdatera rutindokument i sjukhusets dokumenthanteringssystem Centuri
- Ansvara för cateringbeställningar, konferens- och resebokningar

Dina personliga egenskaper:  
Vi söker dig som:

- Tar ansvar för dina arbetsuppgifter på ett strukturerat sätt
- Planerar, organiserar och prioriterar på ett effektivt sätt. Sätter upp och håller tidsramar.
- Arbetar bra med många olika människor och funktioner
- Är utåtriktad och lätt skapar kontakter

Dina kvalifikationer:  
Krav:

- Medicinsk sekreterarutbildning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer vara relevant, alternativt tidigare dokumenterad erfarenhet från liknande arbete.
- Lätt för att uttrycka dig i tal och skrift
- Goda kunskaper inom Office program så som Excel, Word och Power Point 

Meriterande:

Tidigare erfarenhet av:

- Kompetens och dokumenterad erfarenhet från ekonomi- och personalsystem såsom Raindance, Clockwork, Heroma.
- Tidigare erfarenhet av arbete som administratör inom hälso- och sjukvård eller likvärdigt arbete på samma nivå.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Anställningsform:  

Heltid, 39.5 timmar/vecka. Tillsvidareanställning.

Om Södertälje sjukhus:
Södertälje sjukhus ligger centralt i Södertälje med mycket goda kommunikationer med pendeltåg och buss. Här finns goda karriärmöjligheter och en kultur som ger dig möjlighet att påverka på riktigt. Vi är stolta över att vara det lilla sjukhuset med korta beslutsvägar, närvarande chefer och goda anställnings förmåner. Det är viktigt att alla som arbetar här mår bra och därför erbjuder vi även friskvårdsbidrag och tillgång till både friskvårdskonsult och träningslokaler. 

Vår vision:
Ditt sjukhus genom livet. Södertälje sjukhus är ett kombinerat akutsjukhus med planerad specialist- och förlossningsvård och närsjukhus med geriatrik, palliativ vård och ASIH, inom Region Stockholm. Här finns en trygg, tillgänglig och modern hälso- och sjukvård. Våra 1 300 medarbetare uppmuntras till samarbeten mellan verksamhetsområden och kunskapsutbyten. Som anställd får du tillgång till unik kompetensutveckling och möjlighet att göra karriär. Tillsammans tar vi Stockholm framåt.

Välkommen med din ansökan! För att din ansökan ska vara komplett bifoga både personligt brev och CV. 

Inlämnade ansökningshandlingar betraktas som allmän handling och kan på begäran lämnas ut till utomstående enligt Offentlighets-  och sekretesslagen.

Att söka jobb i Region Stockholm

Vi eftersträvar jämställdhet och jämlikhet på vår arbetsplats och ser gärna sökande med olika bakgrund och förutsättningar.


Vi tar endast emot ansökningar via detta system. Ansök genom att klicka på knappen ”Ansök”. Ansökningar per brev eller e-post beaktas inte. Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt säljare av ytterligare jobbannonser.


Vårt rekryteringssystem kan inte hantera anonyma ansökningar eller sökande med skyddade personuppgifter. Om du har skyddade personuppgifter ber vi dig att kontakta den kontaktpersonen som finns angiven i annonsen. Din ansökan kommer då att hanteras utanför rekryteringssystemet. Du bör även vara försiktig med vilken information du lämnar i din ansökan och endast ta med information som är relevant för den aktuella befattningen.


Region Stockholm ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, regional utveckling och bidrar till kulturlivet. Varje dag, dygnet runt. I landets snabbaste växande region. Tillsammans skapar vi Europas attraktivaste storstadsregion.


https://www.regionstockholm.se/jobb Visa mindre

Scania is now undergoing a transformation from being a supplier of trucks, buses and engines to a supplier of complete and sustainable transport solutions.

The transport industry is undergoing a paradigm shift. Technological developments will over time revolution the relationship Scania has with its customers and the company’s role in the transport value chain. Through this transformation, Scania will adapt from being a supplier of trucks, buses, and engines to also being a supplier of complete and sustainable transport solutions. 

Mobility Solutions is our new business area established in 2021 with the mission to lead Scania’s ambition to take a larger role in the transport ecosystem and to lead our forward integration journey. Mobility Solutions was initially focused on driving Scania’s autonomous transport roadmap and providing Transport-as-a-Service (LOTS Group). Now, we also deliver new businesses supporting Scania’s long-term growth and profitability through our new Corporate Venture Building function. 

Assistant Scania Ventures

We are now looking for a superstar to Mobility Solutions.?Are you service-minded, structured and enjoy a high pace? And do you want to play an important role to secure the success of Scania Ventures as an assistant? Then this position might be perfect for you, as we right now looking for you who can support us hands-on with duties such as:


• welcoming new employees and securing that people in our organization thrive  
• securing that we have an inspiring and nice office environment  
• supporting with presentations and communication activities including social media 


• supporting with ordering equipment and supplies 
• managing access rights to facilities and systems 
• helping managers with traveling arrangements and other department activities 
• arranging meetings and social events   

You will report to the Head of Scania Ventures but your main task is to support our employees and you will work tightly together in our team of assistants. Together we are aiming for an efficient and inspiring working environment at Mobillity Solutions. 

Your profile 

You are very skilled at administration, you will have structure in your way of working and you are good at time management. You have high integrity and you are dependable and organized. You can work excellent independently as well as in a team. You are serviceminded and have a focused way of working even in events when many things happen at once. You like to work in a high pace environment and you enjoy to support managers and colleagues in both easy and challenging tasks. You find it easy to find and convey information. You are a support to the section's management team where in your role, in addition to supporting in the administrative work, you also contribute to the management team's work with the development of the business.

You are not afraid to try new things and it’s a big plus if you have experience in social media and in Power Point. You have a positive approach to new challenges and can creative solutions for high and low problems. Nothing is too small to dig into. And to succeed in the role you need excellent communication and networking skills and you are a true team player.  

Microsoft Office applications and other internal and external systems will be part of your daily business, so good computer skills are vital. As you will work in an international work environment, you need also be able to express yourself in speech and writing in both Swedish and English.  

You have experience in assisting or working with top management.

For more information 
Cindi Lindsborg, act. Head of Scania Venture, +46?081 17 82.  

Application 
Welcome with your application as soon as possible, but at the latest 28th of October Please submit your CV, personal letter and copies of your certificate. 

Please note that a background check will be conducted for the final candidate for this position. 


Scania is a world-leading provider of transport solutions. Together with our partners and customers we are driving the shift towards a sustainable transport system. In 2020, we delivered 66,900 trucks, 5,200 buses as well as 11,000 industrial and marine power systems to our customers. Net sales totalled to over SEK 125 billion, of which over 20 percent were services-related. Founded in 1891, Scania now operates in more than 100 countries and employs some 50,000 people. Research and development are mainly concentrated in Sweden. Production takes place in Europe and Latin America with regional product centres in Africa, Asia and Eurasia. Scania is part of TRATON GROUP. For more information visit: www.scania.com. Visa mindre

Are you a service-minded and structured person looking for a job as an assistant within a fast moving domain? At ATS Research & Pre-Development, we offer a highly technical work environment with a diverse work force that together tackle Traton’s challenges of being competitive within our future autonomous transport solutions.

Your responsibilities

As a section assistant, you are a part of two teams: You will be organized in our section management team; a team that consist of both line managers and technical leadership. You will also be a part of our admin team together with three other section assistants, led by our department assistant Jamie Peltola.

You will actively participate in our section management team’s work, organise and prepare meetings and be responsible for the administrative support. Within the admin team, you will, in close collaboration with the other assistants, support the department, manage IT-orders and approvals, access rights, invoices, welcoming new employees etc. You will be part of a team that enjoys constant work of developing improvements and new ways of working.

Your profile

You are very skilled at administration, you have structure in your way of working and you are good at time management. You have high integrity and you are dependable and organized. You can work excellent independently as well as in a team. You are service-minded and have a focused way of working even when many things happen at once. You like to work in a high pace environment and you enjoy to support managers and colleagues in both easy and challenging tasks. You find it easy to find and convey information.

You are not afraid to try new things. You have a positive approach to new challenges and can find solutions for high and low problems, nothing is too small to dig into. To succeed in the role you need excellent communication and networking skills and you are a true team player.  

For this role: Microsoft Office 365 applications and other internal and external systems will be part of your daily work, so good computer skills are vital. You have experience working in various IT-systems, e.g. to handle orders and approvals. As you will work in an international work environment, you also need to be able to express yourself in speech and writing in both Swedish and English.  

For more information 
Please contact Daniel Frylmark, Head of ATS Research-Pre-Development, +46(0)8 553 507 98 or Jamie Peltola, Department Assistant at EA Autonomous Systems, +46(0)8 553 859 94

Application 
Welcome with your application as soon as possible, but at the latest 13th of October. Please submit your CV, personal letter and copies of your certificates. 

Please note that a background check will be conducted for the final candidate for this position. Visa mindre

Scania genomgår nu en transformation från att vara en leverantör av lastbilar, bussar och motorer till en leverantör av kompletta och hållbara transportlösningar.

Skapa framtiden med oss på Propulsion Development!

Hos oss på Propulsion Development är vi nu i en mycket spännande fas med allt större fokus på utveckling av elektrifierade drivlinelösningar. Kopplat till Scanias transformation ”Fit For Future” utvecklar vi även nya lean-agila sätt att arbeta och organisera oss.

Vi söker nu en sektionsassistent som är organiserad på UPA men som även stöttar UPQ, UPV samt UPX.

Arbetsuppgifter

Som assistent hos oss utgör du ett viktigt och operativt stöd för sektionernas samtliga medarbetare. I arbetsuppgifterna ingår bland annat administration av nyanställningar, IT-behörigheter, fakturor, externa besök och resor. Dessutom är du också ett centralt stöd till sektionschef och sektionsledningsgrupperna där du i din roll förutom att stötta i det administrativa arbetet också bidrar i ledningsgruppens arbete med verksamhetens utveckling. Du samverkar också med övriga assistenter inom avdelningen där ni tillsammans balanserar arbetsuppgifter mellan er. I denna samverkan kollegor sinsemellan ingår också arbetet med att effektivisera och förbättra våra administrativa rutiner. Vidare ingår du i hela U-sektorns assistentnätverk där ni utbyter erfarenheter och ”best practise”.

Din profil

Vi söker dig som har lägst gymnasieutbildning och gärna assistent-/sekreterarutbildning eller motsvarande. Vi tror vidare att du:


• Har goda kunskaper i MS Office 365 och förmåga och intresse att arbeta med SharePoint, Teams, Outlook, hemsidor, etc.
• Är kommunikativ och uttrycker dig väl i tal och skrift på både svenska och engelska.
• Har lätt för att hitta och förmedla information på ett pedagogiskt och strukturerat sätt.
• Har god förmåga att hantera flera uppgifter parallellt och självständigt, ibland också under tidspress.
• Gillar att arbeta proaktivt och du drivs av att förbättra och utveckla arbetssätt.

Tidigare dokumenterad assistent-/sekreterarerfarenhet och administrativt arbete är meriterande.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och tror att du är ansvarstagande, flexibel, proaktiv, entusiastisk och med ett stort hjärta för service och relationer.

Låter uppdraget lockande? Varmt välkommen att skicka in din ansökan!

Mer information
För frågor gällande tjänsten, kontakta


• UPA Per-Johan Jansson, rekryterande Sektionschef, +46 8 553 505 97.
• UP Cecilia Carpel, avdelningsassistent, +46 8 553 836 46.

Ansökan
Din ansökan ska innehålla såväl CV såsom personligt brev för att hjälpa oss att förstå varför just du är rätt person för uppdraget!

Sista ansökningsdag är 2022-10-09 men vänta inte med att ansöka då urval och intervjuer kan ske löpande under ansökningsperioden.


Scania är en världsledande leverantör av transportlösningar. Tillsammans med våra partners och kunder driver vi omställningen till ett hållbart transportsystem. 2020 levererade vi 66 900 lastbilar, 5 200 bussar samt 11 000 industri- och marinmotorer till våra kunder. Nettoomsättningen uppgick till mer än 125 miljarder kronor, varav över 20 procent var tjänsterelaterade. Scania grundades 1891 och är idag verksamt i fler än 100 länder och har cirka 50 000 medarbetare. Forskning och utveckling är huvudsakligen koncentrerad till Sverige. Tillverkning sker i Europa och Latinamerika, med regionala produktcenter i Afrika, Asien och Eurasien. Scania är en del av TRATON GROUP. För mer information besök: www.scania.com. Visa mindre

Scania is now undergoing a transformation from being a supplier of trucks, buses and engines to a supplier of complete and sustainable transport solutions.

Assistent till Executives, Compensation and Benefits
Är du en välorganiserad och detaljorienterad person som drivs av att ha varierande arbetsuppgifter, stort eget ansvar och trivs med att arbeta i en global miljö, då kan det här vara tjänsten du söker!  

Executives, Compensation and Benefits  arbetar på uppdrag av Scanias Executive Board och är organiserade inom People & Culture. Arbetet bedrivs inom tre huvudsakliga områden:


• Executive Development and Compensation
• Corporate Pensions, Group Life Insurances and Executive Benefits
• TRATON Group executive topics

Vi erbjuder en spännande roll där du kommer vara delaktig i den organisatoriska transformeringen som både Scania och TRATON genomgår för att klara framtidens utmaningar i vår industri.

Som assistent kommer du att supportera avdelningens chef och ingå i ledningsgruppen. Du kommer även att assistera övriga kollegor med diverse arbetsuppgifter, vilket gör att tjänsten har ett varierande och spännande innehåll. Med ditt dagliga och proaktiva stöd i vårt uppdrag att driva skiftet mot 2025-strategin fyller du en viktig roll för avdelningen. För dig med ambition att utvecklas inom området Compensation and Benfits finns även stora möjligheter till egna arbetsuppgifter.

Profil

Denna roll kräver en organiserad, effektiv, flexibel och ambitiös assistent som agerar med integritet och är van att hantera känslig information. Vi ser gärna att du är kunnig i MS Office programmen då de används frekvent i detta uppdrag. Vår vardag är en väldigt internationell miljö och du behöver därför behärska både svenska och engelska i tal och skrift.

För mer information, vänligen kontakta: 

Björn Linderbrandt, SVP, Executives, Compensation & Benefits [email protected]

Linda Åström, fd. assistent
[email protected]

Ansökan

Din ansökan ska innehålla ett personligt brev samt CV. Urval och intervjuer kommer att ske löpande under ansökningsperioden så vänta inte med din ansökan. 

Vi ser fram emot din ansökan senast 2022-06-23


Scania is a world-leading provider of transport solutions. Together with our partners and customers we are driving the shift towards a sustainable transport system. In 2020, we delivered 66,900 trucks, 5,200 buses as well as 11,000 industrial and marine power systems to our customers. Net sales totalled to over SEK 125 billion, of which over 20 percent were services-related. Founded in 1891, Scania now operates in more than 100 countries and employs some 50,000 people. Research and development are mainly concentrated in Sweden. Production takes place in Europe and Latin America with regional product centres in Africa, Asia and Eurasia. Scania is part of TRATON GROUP. For more information visit: www.scania.com. Visa mindre

Scania is now undergoing a transformation from being a supplier of trucks, buses and engines to a supplier of complete and sustainable transport solutions.

Our assistant is moving to a new position within Scania and we are looking for the person to take on this challenge. You will be part of a global internal audit team and report directly to the CAE, Chief Audit Executive. You will work in an interesting international environment that will give you a global view of Scania’s worldwide operation.

Group Internal Audit reports directly to the Group CEO with a reporting line to the Audit Committee of the Scania Board. Internal audit is an independent and objective assurance and consulting activity designed to add value and improve Scania’s operation. It aims to support the organisation to accomplish its objectives by bringing a systematic and disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of the processes for risk management, internal control, and governance.


Your tasks

You will support the CAE and five Internal Audit departments, one in Brazil. The tasks involve normal support related to organizing meetings, international traveling, conferences, and training sessions as well as follow-up and planning. You will also take part of the internal audit process and be responsible for certain steps and playing a vital part for our deliveries. Our processes are digitalized and all processing is done electronically.

Group Internal Audit is part of a larger network within the TRATON group, which involves the coordination of activities between the different group companies. You will handle a large amount of incoming and outgoing communications and have a worldwide network of colleagues.

Your profile

You probably have a university or similar degree, or equivalent experience background. You have good social skills, a proactive way of working and can handle multiple tasks doing the proper prioritizing and communicate effectively. You need to be organised and well-structured and able to handle highs and lows in the work load. Previous experience in a assistant or administrator position is a prerequisite. Fluency in Swedish and English is a must, and skills in other languages is an advantage.

We offer

A great work experience giving knowledge and insights about Scania globally, and an excellent base for further career advancement.

For more information, please contact any of these people at Group Internal Audit:

Sylas Lopes, CAE Chief Audit Executive, +46700 81 4520 or Helen Svantesson +46 700 86 0636. 

Application

Your application should include a CV, a cover letter and copies of any relevant certificates. 

We look forward to receiving your application!

Background check may be conducted for this position. Visa mindre

Our mission at central Communications is to execute the task to drive sustainability, customer profitability, and employee engagement – all based on the foundation of Driving the Shift. Our aim is to contribute to the Shift by always being at the forefront of communication development and being the trusted experts in communication. We will do this with passion and make sure to execute our task! 

We are now looking for You who want to take up the important position as an assistant within the Communications department and support the managers and teams within Event Experience, Sustainability, Public Affairs, and Corporate Communications. An exciting opportunity to be part of the transformation journey within Communications and areas strongly connected to the strategic direction of Scania.

Your role/working area
As an assistant, you will be part of a tight team of three assistants with the joint task of supporting the Communications department and developing an efficient way of working cross-functionally. You will in your role support four managers within the Communications management team and the respective departments’ Event Experience, Sustainability, Public Affairs, and Corporate Communications. You will report to the head of Event Experience and be part of the Event Experience management team. The assignment includes, among others: 


• Active role in developing a cross-functional way of working within Communications together with assistants
• Proactive planning based on our common yearly calendar
• Plan, book and coordinate meeting arrangements
• Planning of CE, Event Experince Management, meeting agenda based on yearly plan and take minutes
• Participate in weekly group meetings and take minutes
• Ordering of office supplies, access and equipment
• Handling invoices in invoice system prior to manager approval
• Travel bookings
• Office/workplace management (changes/improvements/maintenance)
• Manage Teams and One-Note structure (file structure)
• Coordinate onboarding of new employees
• Support of managers’ calendars
• Support with the know-how for systems
• Support with KPI follow up

Your profile
The role places high demands on administrative competence and service mindset. You have a proactive approach, are solution-oriented, and are curious about new ways of working. We think you are flexible and have high integrity. This role requires that you are a team player with good social ability and enjoy a large network of contacts. You have at least 5 years of experience from the assistant role and have worked supportively towards management teams. We see the previous experience as an assistant at Scania being important, with thorough know-how of relevant Scania systems and an established network. Furthermore, we want you to have at least post-secondary education within the relevant area. Of course, you master the MS Office package. You also have very good knowledge of Swedish and English, both orally and in writing. Driver license category B is mandatory.

For more information: 
Please contact Johanna Diberius, Head of Event Experience (CE).
08-553 83910, [email protected]

Application
The application shall contain a CV, personal letter, and relevant certificates.
Please apply as soon as possible via scania.com, latest March 13th, 2022. Interviews will be initiated continuously.

A background check might be conducted for this position.

#LI-Hybrid Visa mindre

Scania genomgår nu en transformation från att vara en leverantör av lastbilar, bussar och motorer till en leverantör av kompletta och hållbara transportlösningar.

Global Industrial Development, TE, ansvarar för att stärka och utveckla Scanias gemensamma kompetens inom produktionsteknik, kvalitet och industriell IT. Vid TE samlas Scanias industriella expertis inom maskin- och processteknik, industriell projektering, kvalitet och industriell IT. Forskning och samverkan med externa parter är en del av uppdraget.

Vi har också ansvaret för ”Liaison Office” som säkrar Produktion & Logistiks samarbete inom TRATON. 

Vi jobbar tätt tillsammans med våra verksamheter inom P&L, samt ett stort antal externa partner, både på nationell och internationell nivå.
Vi är inne i en mycket spännande fas, där vi har många stora projekt och viktiga aktiviteter inom de närmaste åren 

TE består av fem avdelningar och leds av en ledningsgrupp bestående av avdelningscheferna, mig själv och du som min assistent. 

Din roll
Som min assistent på TE kommer du att ha varierande arbetsuppgifter och driva ett flertal parallella aktiviteter. Du har en av de viktigaste rollerna för att verksamheten och ledningsgruppen ska fungera.
Rollen omfattar huvudsakligen att stötta mig i min roll som chef för TE men innehåller också en del generell administration för TE och stöd till ledningsgruppen.
Rollen inbegriper bl.a. ansvar för möteskoordinering, hantera kalender och mail- konversation, förberedelser inför möten, framtagande av underlag och presentationsmaterial, externa och interna kontakter, fakturahantering, reseadministration, beställningar och IT-behörigheter.

Du kommer att ingå i TE ledningsgrupp och ansvara för dokumentation, ledningssystem, ekonomiuppföljning och ledningsgruppens och avdelningen gemensamma möten.

Du kommer att vara en del av assistentnätverket inom P&L med samarbeten kring gemensamma frågeställningar.

Din profil
Rollen ställer höga krav på administrativ kompetens och service. Jag vill att du har en utpräglad förmåga att hantera många frågeställningar parallellt, är flexibel och har hög integritet. Detta förutsätter att du har en god social förmåga och trivs med ett stort kontaktnät.

Du har tidigare arbetat i en administrativ roll och med administrativ support mot chefer. Du har minst gymnasieutbildning och flera års erfarenhet av administrativt arbete helst som assistent. Självklart behärskar du MS Office-paketet. Du har också mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både muntligt och skriftligt. Vi ser gärna att du har Scaniaerfarenhet.

Ytterligare information
För mer information är du välkommen att kontakta mig, min nuvarande assistent Anneli eller vår HR Business Partner Anna

Lars-Henrik Jörnving, 08-55381804, [email protected]

Anneli Johansson, 08-55389073, [email protected]

Anna Wikström Sjöström, 08-55383287 , [email protected]

Ansökan
Skicka in din ansökan med personligt brev, CV samt relevanta betygskopior via scania.com jobbsök senast den 9 februari 2022

Varmt välkommen med din ansökan!

JobID: 20220141

 

 

 

 


Scania är en världsledande leverantör av transportlösningar. Tillsammans med våra partners och kunder driver vi omställningen till ett hållbart transportsystem. 2020 levererade vi 66 900 lastbilar, 5 200 bussar samt 11 000 industri- och marinmotorer till våra kunder. Nettoomsättningen uppgick till mer än 125 miljarder kronor, varav över 20 procent var tjänsterelaterade. Scania grundades 1891 och är idag verksamt i fler än 100 länder och har cirka 50 000 medarbetare. Forskning och utveckling är huvudsakligen koncentrerad till Sverige. Tillverkning sker i Europa och Latinamerika, med regionala produktcenter i Afrika, Asien och Eurasien. Scania är en del av TRATON GROUP. För mer information besök: www.scania.com. Visa mindre

Scania is now undergoing a transformation from being a supplier of trucks, buses and engines to a supplier of complete and sustainable transport solutions.

Global Industrial Development (TE) is responsible for strengthening and developing Scania's joint expertise in production technology, quality and industrial IT. We are also responsible for the "Liasion Office" that secures Production & Logistics cooperation within TRATON.

We work closely with other departments within P&L, as well as a large number of external partners, both at national and international level.

We are in a very exciting phase, where we have many major projects and important activities within the next few years. TE consists of five departments and a lot of administrative support is required to our management organization. Saying as such, we are looking for an Office Assistant to TE which will be employed in TEE (Global Industrial Engineering), once the existing one is moving to another challenges.

Your role / working area
As an office assistant, you will have varied tasks and run a number of parallel activities. You have one of the most important roles for the business and management team to function. The role includes support for TE departments managers, as well as the employees within TEI, which includes, among others: 


• Support the management team with:
• Meeting arrangements (send calls, book venues, coffee breaks etc.)
• Maintenance and updates in the office document list
• Order of office supplies and other equipment as per managers and employee’s needs
• Handling invoices in invoice system with right information prior to manager approval
• Travel bookings
• Maintenance of the meeting rooms, checking periodically equipment well-functioning;
• Support office lay out execution (changes/improvements/maintenance)
• Maintenance of the departments car

Your profile
The role places high demands on administrative competence and service. We would like you to have a distinct ability to handle many issues in parallel, we think you are flexible and have high integrity. This requires that you have a good social ability and enjoy a large network of contacts. You have previously worked in an administrative role and worked supportively towards the management team. Furthermore, we want you to have at least upper secondary education and several years of experience in administrative work. Of course, you master the MS Office package. You also have very good knowledge in Swedish and English, both orally and in writing. We would like you to have Scania experience. Driver licence category B is mandatory.

For more information: 
Please contact Ariel Goldstein da Silva, Global Industrial Engineering Development
08-553 85613, [email protected]

Application
The application shall contain CV, personal letter and relevant certificates.
Please apply via scania.com as soon as possible, no later than February 2nd 2022

JobID:20220134


Scania is a world-leading provider of transport solutions. Together with our partners and customers we are driving the shift towards a sustainable transport system. In 2020, we delivered 66,900 trucks, 5,200 buses as well as 11,000 industrial and marine power systems to our customers. Net sales totalled to over SEK 125 billion, of which over 20 percent were services-related. Founded in 1891, Scania now operates in more than 100 countries and employs some 50,000 people. Research and development are mainly concentrated in Sweden. Production takes place in Europe and Latin America with regional product centres in Africa, Asia and Eurasia. Scania is part of TRATON GROUP. For more information visit: www.scania.com. Visa mindre

Scania genomgår nu en transformation från att vara en leverantör av lastbilar, bussar och motorer till en leverantör av kompletta och hållbara transportlösningar.

Trivs du när du hjälper teamet att lyckas genom din förmåga att strukturera och supporta med både stort som smått? Då kanske rollen som sekreterare på MP produktintroduktioner Chassi & Hytt är ditt nästa steg.

Dina arbetsuppgifter
Du kommer bli en del av MP ledningsgrupp där du agerar som koordinerande och administrativt stöd till platschef Pernilla Ljungdell. Inom rollen kommer Du att ha varierande arbetsuppgifter där den största delen utgår ifrån den agenda som du och platschefen planerar och lägger upp för veckan/månaden/året. Vid sidan av detta kommer Du vara del av och vid specifika tillfällen även driva och ansvara för olika projekt på MP som t ex event för medarbetarna.

Specifika arbetsuppgifter


• Kalenderhantering för platschef, ansvara och koordinera för årliga möten med kallelser, dagordning och protokoll, lokalbokning av ledningsgruppens gemensamma möten (som t ex planera och förbereda olika möten, aktiviteter och presentationer)
• Planera, administrera och koordinera intern kommunikation och information (Intern hemsida Reflex och Scania World App)
• Administration och uppdatering av MP ledningssystem och MP policys
• Attesthantering och upplägg i P2P
• Mobilbeställningar samt en del IT beställningar
• Fakturahantering
• Arbetsmiljödelegeringar inom MP
• Resebokningar
• Intro för nyanställda med iordningställande av arbetsplats, dator, telefon m m
• Rapportering och visualisering av vissa produktionssiffror
• I rollen kommer det finna utrymme och även en möjlighet att utveckla nya ansvarsområden baserat på din tidigare kunskap och erfarenheter

Din profil
Den här befattningen ställer höga krav på administrativ kompetens och samtidigt en genuin känsla för service och support. Vi ser därför att Du har god samarbets- och initiativförmåga samt besitter en utpräglad förmåga att hantera många frågeställningar parallellt, är ordningsam, samarbetsvillig , flexibel, prestigelös och har en hög integritet. Du har lätt för att kommunicera och trivs med att verka inom ett stort kontaktnätverk. För att trivas i rollen behöver Du kunna arbeta självständigt, vara driven, strukturerad, arbeta proaktivt och kunna prioritera. Då vi har många olika IT plattformar behöver Du ha en god datorvana och förmåga att arbeta obehindrat i MS Office. Du skriver och talar svenska och engelska obehindrat.

En bakgrundskontroll kommer ske på slutkandidat.

För mer information
Kontakta:
Platschef Pernilla Ljungdell, telefon 076-516 72 60 eller
HR chef Efraim Lundh, telefon 070-087 84 64

Ansökan
Din ansökan ska innehålla personligt brev, CV och relevanta betygskopior. Ansök via hemsidan Reflex/Jobbsök eller via Scania.com Karriärsida snarast möjligt dock senast 2021-12-10. JobID: 20216469.

Löpande urval och intervjuer sker under ansökningsperioden. Vi använder tester i urvalsprocessen.


Scania är en världsledande leverantör av transportlösningar. Tillsammans med våra partners och kunder driver vi omställningen till ett hållbart transportsystem. 2020 levererade vi 66 900 lastbilar, 5 200 bussar samt 11 000 industri- och marinmotorer till våra kunder. Nettoomsättningen uppgick till mer än 125 miljarder kronor, varav över 20 procent var tjänsterelaterade. Scania grundades 1891 och är idag verksamt i fler än 100 länder och har cirka 50 000 medarbetare. Forskning och utveckling är huvudsakligen koncentrerad till Sverige. Tillverkning sker i Europa och Latinamerika, med regionala produktcenter i Afrika, Asien och Eurasien. Scania är en del av TRATON GROUP. För mer information besök: www.scania.com. Visa mindre

Do you want to gain experience from our very dynamic Oncology Business Unit, in an incredibly exciting part of our journey? Then this opportunity might be the one for you!



As part of AstraZeneca, the Nordic Marketing Company employs around 400 people across 5 countries and has offices located in Södertälje, Copenhagen, Helsinki and Oslo. By 2025 AstraZeneca Nordic aims to become a recognized leader in its core therapy areas and improve the lives of millions of people. This will be achieved by driving innovative science, preparing launches, building close collaboration and partnerships with stakeholders in health care systems, and developing high-performing teams.

This Marketing Co-ordinator role is a 12-month fixed term opportunity and sits in the Oncology Business Unit and can be based in any of the Nordic offices. The Marketing co-ordinator provides support within the Business Unit, for marketing and sales activities across multiple franchises. The role holder also manages the arrangement of meetings and other market focused activities, works closely with the brand leads, brand managers within the business unit, Oncology medical affairs, external events team and other marketing co-ordinators across the marketing company.



Typical Accountabilities

* Raise and manage purchase orders and payments to HCPs
* Organizes and delivers specific activities and services in line with brand operational plans
* Collaborates with brand managers and Strategic Account Managers to ensure marketing and communication material is developed and signed-off, including supporting annual review of material according to SOP
* Engages with agencies to manage and coordinate development and delivery of marketing material
* Controls projects ensuring delivery of project outputs according to plan
* Provide support on arrangements of details around Business Unit Sales and Marketing activities, e.g. internal meetings, educations, congresses, Nordic customer meetings
* Registrations and filings
* Travel arrangements for lecturers
* Coordination of possible follow-up material
* Communication, collaboration and back-up with the other Marketing Assistants
* Assures tasks are of the correct quality and in accordance with written procedures and current legal requirements and internal standards



Minimum experience

* Excellent communication skills and knowledge in English language and one of the Nordic languages
* Ability to follow through and contribute to finding new effective processes / ways of working
* Specialist knowledge in relation to administrative/ business support activities in the relevant area
* Experience of Sales and Marketing Assistant and or functional assistant work
* Excellent computer and relevant software skills
* Customer Service Skills
* Knowledge of coordinating external events
* Possesses knowledge of AZ internal processes and systems
* Prioritizes workload, to achieve personal and work unit targets



Preferred experience/requirements

* Flexible - finds it easy to adapt to changing circumstances. Can quickly change his/her perspective and approach.
* Ability to work with others - works well with other people. Relates to them in an attentive and adroit way. Listens, communicates and resolves conflicts constructively
* Problem solving oriented and search for improvements
* Customer focused
* Strong project leadership skills



Functional Capabilities



Attention to details

Your work is done with high ethical principles and attention to rules and regulations in mind in order to build trust and long lasting internal and external relations. You must be able to drill down into the details and communicate challenges and possible obstacles at an early stage to the relevant parties in order to secure the right delivery on time. You have a good overview of the details - as well as the overall objective - which gives a good basis for driving continuous improvements in your daily work.



Flexibility, collaboration and communication

You work on several tasks for different individuals in different functions which means you have the ability to be flexible.

You need to be clear in your communication on expectations and deliveries to optimize the collaboration with your customers and colleagues.

You need to be able to manage above market projects across several functions to ensure integrated AstraZeneca approach in activities and deliverables



Customer needs

You understand what the customer wants and you offer your view of the tasks and deliveries at hand, to meet their needs and thereby maximize customer satisfaction. Having the ability to understand what the customer needs and the insights on what that means for you and the team in a practical sense will improve our common output towards the external customers and improve internal and external communication.



Welcome with your application no later than March 28, 2021! Visa mindre

Scania genomgår nu en transformation från att vara en leverantör av lastbilar, bussar och motorer till en leverantör av kompletta och hållbara transportlösningar.

Transmissionstillverkningen DX söker nu efter Assistent som även delvis ska supporta HR-teamet med administration. Hos oss tillverkar vi komponenter till växellådor samt axlar och är i dagsläget ca 800 anställda.  

Arbetsuppgifter
Denna roll är en delad tjänst mellan assistent och HR administratör med tyngdpunkt på assistent och du rapporterar till PRU-chefen.

Som assistent inom DX har du varierande arbetsuppgifter och driver ett flertal parallella aktiviteter.

Rollen omfattar stöd till PRU-chef, ledningsgrupp samt stöd till övriga chefer och medarbetare inom transmissionstillverkningen.

Arbetsuppgifterna innefattar bland annat kalenderhantering för PRU-chef, uppdateringar av DX hemsidor och ledningssystem, konferenser och resebeställningar samt andra förekommande uppgifter. I din roll kommer du att ha många kontaktytor och du kommer att arbeta både självständigt och i team. Du ingår i DX ledningsgrupp och du kommer att vara en del av assistentnätverket inom P&L med samarbeten kring gemensamma frågeställningar och förbättringar.

I support inom HR administration är du delaktig i hela kedjan från rekrytering samt nyanställning till avslut och betygsskrivning. Den största administrativa delen kring dessa processer består av personalfrågor som rör allt från administrering runt personalförändringar till inrapporteringar i våra personalsystem.  

Din profil
Rollen som assistent/HR administratör ställer höga krav på administrativ kompetens och service, vilket kräver att du har en utpräglad förmåga att hantera många frågeställningar parallellt och har förmåga att prioritera samt att arbeta självständigt. Du är även flexibel och har hög integritet. Detta förutsätter att du har en god social förmåga, är serviceinriktad och trivs med ett stort kontaktnät.

Du har tidigare arbetat i en administrativ roll med support gentemot chefer, helst som assistent.

Vidare vill vi att du minst har gymnasieutbildning, men vi ser gärna att du har eftergymnasial utbildning med inriktning mot HR och du ska ha några års erfarenhet av administrativt arbete.

Vi ser att du har en stor IT-vana samt är trygg i att arbeta i MS Office olika program. Du är en kreativ problemlösare med god förmåga att utrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska. Det är även meriterande om du kan spanska och tyska.  

För mer information
Kontakta Magnus Ivansson, PRU-chef, 08-553 82 26, eller Ewa Dahlgren, HR Manager, 08-553 832 23

Ansökan
Din ansökan ska innehålla personligt brev, CV och relevanta betygskopior. Ansök via hemsidan Reflex/Jobbsök snarast möjligt dock senast den 26 januari. Urval kommer att göras löpande under ansökningsperioden. JobId 20200113.

 


Scania är en världsledande leverantör av transportlösningar. Tillsammans med våra partners och kunder leder vi övergången till ett hållbart transportsystem. Under 2018 levererade vi 88 000 lastbilar, 8 500 bussar samt 12 800 industri- och marinmotorer till våra kunder. Vi omsatte över 137 miljarder kronor, varav 20 procent utgjordes av servicerelaterade tjänster. Scania grundades 1891 och finns idag representerat i mer än 100 länder, och har drygt 52 000 medarbetare. Forskning och utveckling är koncentrerad till Sverige, med filialer i Brasilien och Indien. Produktion sker i Europa, Latinamerika och Asien, med regionala produktcentra i Afrika, Asien och Eurasien. Scania ingår i TRATON.SE. För ytterligare information, besök www.scania.com. Visa mindre

Scania genomgår en omvandling från renodlad lastbilstillverkare till att erbjuda hållbara och kompletta transportlösningar. Transformationsprocesser, självkörande lastbilskonvojer och logistiklösningar är grundpelare i en framtid som bara börjat. En fascinerande utveckling som till stora delar är IT-driven. Där inget kommer att vara som det är. Där vi ska vara världsledande. Och det börjar med dig.

Avdelningen Supporting processes IT (IZ) levererar systemstöd till Finance, Inköp, HR och ERP lösningar via Microsoft Dynamics och SAP. Avdelningen består av ca 140 medarbetare varav 13 chefer.

Gillar du att vara i händelsernas centrum och vill ge bästa möjliga service till hela vår avdelning? Är du proaktiv och vill stötta IZ ledningsgrupp genom att jobba med det som behövs långsiktigt och för stunden, som att driva projekt självständigt, med uppföljning av det strategiska arbetet och att kommunicera informationen utåt.  

Dina arbetsuppgifter
Som chefsassistent är du en del av IZ ledningsgrupp och din huvuduppgift att proaktivt stötta IZ ledningsgrupp och hela avdelningen i stort och smått. Du ansvarar för att planera och hålla i möten, dokumentera och följa upp beslut på ett strukturerat sätt samt stötta oss med uppföljning av vår strategiska plan. Du kommer att jobba i team men även självständigt driva uppdrag inom avdelningen. Du stöttar även hela avdelningen administrativ med exempelvis beställningar av behörigheter, utrustning (SW/HW) och travel management.

Din profil
Du är service-minded med en lösningsorienterad inställning och trivs i en miljö som kännetecknas av ett högt tempo där förändring är en del av vardagen. Du behöver ha förmågan att hantera flera saker samtidigt och prioritera vad är viktigast att fokusera på. Du har en god kommunikationsförmåga och tar dig an dina uppgifter noggrant och effektivt. Du är lyhörd och har en förmåga att snabbt fånga upp behov. Goda kunskaper i MS Office, skapa presentationsmaterial i PowerPoint och jobba med uppföljningar i Excel. Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift är ett krav.

Vi tror att du har jobbat som projektledare eller projektadministratör i ca 2-5 år. En eftergymnasial utbildning och relevanta certifieringar är meriterande.

Vad kan vi erbjuda dig

Som anställd på Scania erbjuder vi förutom karriär- och utvecklingsmöjligheter i en internationell miljö andra förmåner som exempelvis personalbil, resultatbonus, tjänstepension, flexibel arbetstid, m.m. Bor du i Stockholm erbjuder vi direktbuss mellan Stockholm och Södertälje med Scania Job Express.

För ytterligare information

Vill du veta mer om tjänsten är du välkommen att kontakta Sirpa Södereng (IZ / Director Supporting Processes IT), 08-553 702 57 or Enrico Richiello (Rekryteringscenter) 070 085 62 27.

Din ansökan

Vi ser framemot din ansökan innehållandes CV och personligt brev senast 12’e Januari. Urval och intervjuer kommer att ske löpande. Job Id 20194888. Visa mindre

Scania is now undergoing a transformation from being a supplier of trucks, buses and engines to a supplier of complete and sustainable transport solutions.

Commercial Operations has the global responsibility for the strategies, operations and control of the Scania-owned sales and services companies and business units.

Commercial Operations provides support to the Scania-owned as well as to the independent franchise network through its support functions and support companies.

Whether you are an experienced assistant or just have graduated, there are some qualities that we believe are particularly important when working within Human Resources (HR). You should be solution-oriented, service-minded and committed to working with people. You like variety and getting to know new people, cultures and environments. Here is an opportunity for the experienced assistant who is curious about HR and wants to start a new career, or the HR graduate who is ready to embrace a new challenge!

The Position
My current assistant will retire and I´m now looking for her successor.

The HR team at Commercial Operations consists of 13 dedicated team members working both centrally in Södertälje but also in our Global HR network.

As my assistant you will make sure that my calendar is up to date and help me plan and book meetings, trips, conferences and everything that I´m involved in in my daily work. You will also have a coordinating role when it comes to our regional activities together with our Regional HR Managers. You will have an insight in all our HR processes both centrally and globally and be highly involved in all our areas of operation.

As a manger I´m very keen that all my team members feel highly involved and have the right prerequisites to perform at their best potential.

Your Profile
In this role you should find it easy to cooperate but also to work independently. You will need to prioritize your work and not be afraid to take your own decisions. High integrity and professional attitude is a prerequisite for the assignment since we handle a lot of confidential information.

You have a structured way of working and are driven by providing good service. You are good with details and have the ability to create structure despite a changing environment. Communicating in English and Swedish comes naturally and more languages is meriting.

We work in a global, dynamic and creative environment with daily contact with managers and colleagues from all over the world. This puts high demands on flexibility and an attentive approach.

So, if you are person motivated by providing service to others, seeing the benefits of working proactively and having a great courage and creative mindset in how to solve challenges then you might be the one we are looking for!

For more information
Rafael Vara Regidor, Head of Human Resources - Commercial Operations +46 70 081 3915
Lena Bogered, HR Business Partner – Commercial Operations +46 70 161 5391

Application
Apply via our website HR InLine/Scania Job Search at Scania by August 25 at the latest.
Job id 20192475. Your application should be in English and include a cover letter and CV.
Selection will be ongoing throughout the application time.

 


Scania is a world-leading provider of transport solutions. Together with our partners and customers we are driving the shift towards a sustainable transport system. In 2018, we delivered 88 000 trucks, 8 500 buses as well as 12 800 industrial and marine engines to our customers. Net sales totalled to over SEK 137 billion, of which about 20 percent were services-related. Founded in 1891, Scania now operates in more than 100 countries and employs some 52 000 people. Research and development are concentrated in Sweden, with branches in Brazil and India. Production takes place in Europe, Latin America and Asia, with regional production centres in Africa, Asia and Eurasia. Scania is part of TRATON.SE. For more information visit www.scania.com. Visa mindre