Lediga jobb som Fastighetsassistent i Södertälje

Enheten Mark och Fastighet förvaltar kommunens markreserv och kommunalägda fastigheter; mark och byggnader. Vi driver olika typer av underhållsprojekt och handlägger många olika avtal. Vi samverkar med andra enheter både inom samhällsbyggnadskontoret dit enheten hör, inom kommunen och kommunala bolagen, i olika mark- och fastighetsrelaterade frågor samt servar medborgare med svar på olika frågor. Totalt förvaltar vi ca 900 objekt. 
Vi är idag ca 10 medarbetare samt enhetschef och söker nu en systemförvaltare tillika administratör till enheten. Vi befinner oss på en konstruktiv resa där vi både bygger kultur, struktur och tydliggör vårt uppdrag - tillsammans.
 
Dina arbetsuppgifter
I rollen som systemförvaltare och administratör kommer du att vara ansvarig för administrationen gällande faktura- och avtalshantering. Du kommer stötta verksamheten i budget- och prognosarbete samt ekonomisk uppföljning. Du kommer hantera inkommande fakturor med granskning, kontering och vidarebefordran i ekonomisystemet.
Enheten använder idag ett avtalshanteringssystem för att administrera arrende-, nyttjanderätts- och hyresavtal och som systemförvaltare har du till uppgift att fungera som huvudansvarig för avtalssystemet där du sköter behörigheter, användarstöd och kontakter med systemleverantör och IT samt utveckling av innehåll och användningen av systemet. Du ska bistå och samordna våra fastighetsförvaltare i hanteringen och användningen av avtalshanteringssystemet och säkerställa att avtalen följer interna processer och formkrav.
Beroende på din erfarenhet och vår arbetsfördelning kan du även komma att delta i arbetet med andra typer av utrednings-, samverkans- eller processfrågor.  Systematisk dokumentation, ärendehantering och uppföljning är också viktiga och vanligt förekommande arbetsuppgifter.

Vem är du?
Du har dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete med koppling till avtalshantering och ekonomi. Du är nyfiken på att lära dig mer och bidra till ordning och reda, likabehandling och hållbar förvaltning i vår kommun. Du gillar att samarbeta och är bekväm med att kommunicera med interna såväl som externa intressenter. Du är trygg i dig själv och har förmåga att anpassa din kommunikationsstil efter olika personer och situationer och bidrar till en vänlig och utvecklande arbetsmiljö.

Personliga egenskaper:
- Du behöver vara mycket organiserad och ha hög förmåga att arbeta strukturerat
- Hög samarbetsförmåga, sätter laget före jaget, är prestigelös, lärande och delar med dig av erfarenheter/frågor
- Du skapar tydlighet och gillar att tillsammans med kollegorna hitta lösningar och vägar framåt, samtidigt som du tar ansvar för och driver dina uppgifter i mål.
- Du vågar fråga och be om hjälp vid behov.
Krav: 
- Din lägsta utbildningsnivå är gymnasial, gärna med ekonomisk inrikting 
- Du har minst ett par års erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter 
- Du har erfarenhet av ekonomiska arbetsuppgifter och/eller fakturahantering 
- Du behärskar svenska språket obehindrat i både tal och skrift
- Datorvana, kunskap inom MS Officepaketet och stor vana att hantera digital information
 
Meriterande: 
- Erfarenhet av systemförvaltning
- Erfarenhet av arbete inom samhällsbyggnadssektorn 
- Kunskaper i ekonomisystem
- Erfarenhet av avtalshantering 
- Erfarenhet från offentlig verksamhet 
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.
 
Vi erbjuder dig
Varje dag går ca 6 000 personer till sitt jobb i Södertälje kommun. Vi har många olika roller hos oss och vill erbjuda dig ett meningsfullt jobb där du får möjlighet att bidra till samhället och samtidigt känna glädje. Som medarbetare hos oss får du möjlighet att utvecklas och sätta avtryck på riktigt.
Som anställd i Södertälje kommun erbjuds du bl.a. trygga anställningsvillkor, ett generöst friskvårdsbidrag samt möjlighet att byta semesterdagstillägget mot extra lediga dagar. Inom vissa verksamheter finns även möjlighet till viss flexibilitet avseende arbetstid och arbetsformer. Vi har ett stort utbud av utbildningar och kompetenshöjande insatser för dig som medarbetare. För mer detaljerad information kring våra förmåner läs gärna mer på vår externa hemsida:
https://www.sodertalje.se/formaner

Arbetsplatsen finns i moderna lokaler i Södertälke stadshus nära pendeltåg och bussar. 
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid.
 
Välkommen till oss!

Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden.
En anställning hos oss kan innebära placering i säkerhetsklass. En säkerhetsprövning med registerkontroll enligt Säkerhetsskyddslagen (2018:585) kan därför komma att genomföras före beslut om anställning. För en del av våra arbetsuppgifter i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap.

Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster. Visa mindre

Ponto är ett ledande företag inom bemanning och rekrytering. Med engagemang och lyhördhet hjälper vi företag och privatpersoner att hitta lösningar för att utvecklas. Våra uppdrag är oftast av långsiktig karaktär och merparten av anställningarna leder till tillsvidaretjänst antingen hos oss eller våra kunder. Vi ser det som att vår viktigaste uppgift är att generera ett positivt resultat för våra konsulter och kunder. Din konsultchef finns alltid tillgänglig som bollplank och för att stötta dig i att lyckas på dina uppdrag. Som anställd av Ponto omfattas du av gällande kollektivavtal.
#Nr1avtryckenergibryrossom

Telge Bostäder har ett viktigt uppdrag – att ge våra hyresgäster och Södertäljes invånare attraktiva och prisvärda boenden. Nu söker vi en biträdande förvaltare/kundförvaltare som tycker om att möta människor och som vill ta ett helhetsgrepp om våra kundkontakter. Uppdragets fokus kommer att vara samordning, både i specifika och i övergripande, gemensamma frågor.
 
En dag på jobbet
Du fungerar som ansiktet utåt mot våra hyresgäster. Ditt arbete innebär att du möter hyresgäster och hanterar frågor som kan vara felanmälan och andra hyresgästfrågor. Det kan handla om att du deltar på bostadsmöten, har telefon- och mejlkontakt med hyresgäster eller gör hembesök. Du kommer att hantera synpunkter och klagomål, anspråk på hyresreduktioner, brandfrågor, evakueringsfrågor, hantering av p-tillstånd samt övergripande samordning av andra gemensamma frågor. Du hjälper Förvaltaren med att följa upp beställning, både av interna leverantörer såväl som externa. Du kan vara projektledare för mindre projekt av teknisk karaktär. Kort och gott så innebär rollen en samordnande funktion i vår organisation med kundens bästa för ögonen.

I arbetsuppgifterna ingår:
• Stöd till Förvaltaren inom förvaltningsområdet
• Uppföljning av beställningar och leveranser inom ert förvaltningsområde
• Interna och externa kontakter med t.ex. projektledare, fastighetsskötare, kundservice, uthyrningen, externa entreprenörer samt andra systerföretag inom Telge-koncernen.
• Hantering av nycklar och blanketter, avtal och entreprenadbeställningar.
• Kontering av fakturor.
• Uppföljning och statistik.
• Projektleda mindre enklare projekt.
 
Mer om jobbet
Jobbet är av övervägande administrativ karaktär. Ambitionen är att vara mera ute i fastigheterna hos våra hyresgäster för att få en bra bild över läget samt komma med feedback till förvaltararen om vad som skulle behövas göras på området. Du rapporterar till din förvaltare som agerar arbetsledare inom det Förvaltningsområde som du tillhör. Samtidigt så ingår det att hjälpas åt, alla kundförvaltare, inom hela Förvaltningen vid sjukdom och annan frånvaro. Det pågår ett utvecklingsarbete inom Telge Bostäder där roller och ansvar ses över. Det innebär att arbetsuppgifterna kan förändras över tid.
 
Vi söker
Vi söker en person som är strukturerad, självgående och lika gärna arbetar självständigt som tillsammans med sina kollegor. Personen är trygg i sig själv och bekväm med att möta kunder, i både enklare och svårare situationer och har tydlig och god kommunikativ förmåga i både tal och skrift. En serviceinriktad problemlösare med kundfokus, som gärna delar kunskap och stöttar och hjälper när det behövs. Personen ser fördelarna med att arbeta förebyggande och strävar mot ständiga förbättringar. Telges kärnvärden öppen, enkel, modig och personlig är viktigt att känna sig bekväm med. Vi är HBTQ-certifierade och värnar om dessa frågor.
 
Krav
• Gymnasie- eller yrkesutbildning med inriktning inom fastighetsförvaltning, eller relevant flerårig erfarenhet från kundserviceyrken inom bygg- eller fastighetsbranschen.
• Yrkeserfarenhet från fastighetsbranschen.
• Erfarenhet av att arbeta i fastighetssystem, gärna Vitec
• Svenska flytande i tal och skrift.
• Goda kunskaper engelska.
• Goda kunskaper i Officepaketet.
• B-Körkort
 
Meriter
• Erfarenhet av arbete som biträdande förvaltare alternativt kundförvaltare på ett bostadsbolag
• Erfarenhet av arbete med övergripande samordning av administrativa frågor
• Vana att arbeta i projekt
• Gärna andra språk, framför allt arabiska
• Erfarenhet av Vitec Fastighet och Vitec Hyra
 
Uppdraget är på heltid med start omgående tom 2020-12-31 med möjlighet till förlägning. Du kommer arbeta som konsult hos Ponto AB. Vi arbetar med löpande tillsättning så ansök så snart du kan!
 
 



Krav:

Körkort:
* B (Personbil) Visa mindre